ChatGPT Prompts für die Arbeit: 25 Beispiele für den täglichen Einsatz im Team

Die meisten Menschen tippen bei ChatGPT so, wie sie in eine Suchmaschine tippen, und genau deshalb enttäuschen die Ergebnisse. Die besten ChatGPT Prompts für die Arbeit nennen Kontext, Aufgabe und Format in einer einzigen Nachricht. Unten finden Sie 25 kopierfertige Prompts aus sechs Aufgabenfeldern, dazu das vierteilige Muster dahinter, damit Ihr Team eigene Prompts schreiben kann.

Was macht einen guten ChatGPT Prompt für die Arbeit aus?

Ein guter ChatGPT Prompt für die Arbeit gibt dem Modell vier Dinge: Kontext, Aufgabe, Format und eine Runde Nachschärfen. Kontext heißt, wer Sie sind, für wen das Ergebnis gedacht ist und worum es geht. Aufgabe heißt die genaue Handlung, die Sie wollen: entwerfen, zusammenfassen, vergleichen, umschreiben. Format heißt Länge, Struktur und Ton, zum Beispiel eine E-Mail mit 120 Wörtern oder fünf Stichpunkte. Nachschärfen heißt, die erste Antwort als Entwurf zu behandeln und um eine kürzere, wärmere oder direktere Fassung zu bitten.

Zwei Gewohnheiten halten das sicher. Erstens: alles prüfen. KI schreibt mit derselben Überzeugung, ob sie richtig oder falsch liegt, also kontrollieren Sie jeden Namen, jede Zahl und jede Aussage, bevor das Ergebnis jemanden erreicht. Zweitens: achten Sie darauf, was Sie einfügen. Kundendaten, Zugangsdaten und vertrauliche Zahlen gehören nicht in einen öffentlichen Chatbot; unser Leitfaden dazu, was Sie ChatGPT nicht anvertrauen sollten, enthält die vollständige Liste. Jeder Prompt unten setzt voraus, dass Sie sensible Angaben durch Platzhalter ersetzt haben.

Welche ChatGPT Prompts sparen Zeit bei E-Mails?

ChatGPT spart bei E-Mails am meisten Zeit, wenn Sie Empfänger, Ziel und Ton in einer Zeile nennen. Fünf KI-Prompts für den Posteingang:

1. Höflich absagen: "Entwirf eine Antwort auf die E-Mail unten, die die Anfrage höflich ablehnt und die Beziehung freundlich hält. Unter 120 Wörter." Für ein Nein, das die Beziehung nicht belastet.
2. Fassung für die Führungsebene: "Schreibe diese E-Mail so um, dass eine vielbeschäftigte Führungskraft sie in 20 Sekunden liest. Beginne mit dem Anliegen, dann zwei Argumente." Wenn Ihr Punkt im vierten Absatz vergraben ist.
3. Nachfassen: "Schreibe eine Nachfass-E-Mail an einen Kunden, der seit einer Woche nicht geantwortet hat. Freundlicher Ton, eine klare Frage, kein Druck." Wenn Schweigen eine Entscheidung blockiert.
4. Von Notizen zur Ankündigung: "Mache aus diesen Stichpunkten eine professionelle E-Mail, die meinem Team die Änderung ankündigt. Neutraler Ton, am Ende die nächsten Schritte." Wenn Sie wissen, was zu sagen ist, aber nicht wie.
5. Kontrolle vor dem Senden: "Prüfe die E-Mail unten, bevor ich sie sende. Markiere alles, was hart, unklar oder zu lang klingt." Für jede Nachricht, die im Ärger geschrieben wurde.

Welche Prompts fassen Dokumente und lange Threads zusammen?

Beim Zusammenfassen liefert ChatGPT seinen verlässlichsten Nutzen, weil das Ausgangsmaterial zum Prüfen direkt vor Ihnen liegt.

1. Kurzbriefing in fünf Punkten: "Fasse dieses Dokument in fünf Stichpunkten für jemanden zusammen, der es nicht lesen wird. Ergänze eine Zeile dazu, welche Entscheidung ansteht." Bevor Sie etwas mit mehr als zwei Seiten weiterleiten.
2. Thread entwirren: "Fasse diesen E-Mail-Thread zusammen. Liste auf, wer was bis wann zugesagt hat, danach die offenen Fragen." Wenn Sie aus dem Urlaub zu 40 Antworten zurückkehren.
3. Übersetzung in Klartext: "Erkläre diesen Fachtext in einfacher Sprache für eine nicht technische Person. Übernimm jede Zahl exakt so, wie sie dasteht." Für juristische, technische oder Richtliniendokumente.
4. Notizen verdichten: "Kürze diese Besprechungsnotizen auf eine halbe Seite: Entscheidungen, Verantwortliche, Fristen, dann Risiken, in dieser Reihenfolge." Innerhalb acht Stunden, solange die Erinnerung frisch ist.

Wie machen ChatGPT Prompts Meetings kürzer?

ChatGPT macht Meetings kürzer, indem es Vorbereitung und Nachbereitung übernimmt, also die beiden Teile, die die meisten überspringen.

1. Straffe Agenda: "Erstelle eine Agenda für ein 30-minütiges Meeting zum Thema [Thema]. Höchstens drei Punkte, jeder mit Ziel und Zeitlimit." Damit ein Meeting nicht abdriftet.
2. Protokoll sofort: "Mache aus diesem groben Transkript ein Protokoll: getroffene Entscheidungen, Aufgaben mit Verantwortlichen und vertagte Themen." Damit niemand einen Abend mit dem Schreiben verbringt.
3. Einwände proben: "Ich muss [Zielgruppe] in diesem Meeting von [Position] überzeugen. Nenne die drei wahrscheinlichsten Einwände und je eine ruhige Antwort darauf." Vor jedem Meeting, in dem Sie ein Ja brauchen.
4. Vom Meeting zur Nachricht: "Entwirf eine Nachricht, die ein wiederkehrendes Meeting absagt und stattdessen ein kurzes schriftliches Update vorschlägt. Respektvoll, mit klarer Alternative." Für jeden Serientermin, den niemand vermissen würde.

Welche Prompts helfen, Dokumente schneller zu schreiben?

Bei Dokumenten beschleunigt ChatGPT vor allem den Anfang und das Ende: die Gliederung bauen und den Entwurf auf Herz und Nieren prüfen.

1. Gliederung bauen: "Erstelle eine Gliederung für ein [Dokumenttyp] für [Zielgruppe]. Liste die Abschnitte mit je einem Satz dazu, was jeder abdecken muss." Um die leere Seite in zwei Minuten zu schlagen.
2. Sorgfältiges Lektorat: "Hier ist mein Rohentwurf. Verbessere Klarheit und Fluss, ohne den Sinn zu ändern oder eine Aussage zu ergänzen, die ich nicht gemacht habe." Wenn die Gedanken stimmen, die Sätze aber nicht.
3. Drei Varianten: "Schreibe diesen Absatz auf drei Arten um: kürzer, förmlicher und direkter. Ich wähle eine davon aus." Wenn Sie zwischen zwei Tonlagen feststecken.
4. Skeptische Prüfinstanz: "Agiere als skeptische Prüfinstanz für diesen Vorschlag. Nenne jede Frage und jeden Einwand, den du vor einer Freigabe hättest." Bevor Ihre echte Prüfinstanz die Lücken findet.

Wie sollten Sie ChatGPT für Recherche im Job nutzen?

Nutzen Sie ChatGPT bei der Recherche als Denkpartner, der Ihre Fragen ordnet, nicht als Faktenquelle, denn es kann Falsches mit voller Überzeugung behaupten.

1. Strukturierter Überblick: "Gib mir einen strukturierten Überblick über [Thema]: Kernbegriffe, gängige Ansätze und offene Debatten. Weise darauf hin, wo du unsicher bist." Um unbekanntes Terrain schnell zu kartieren.
2. Checkliste für den Einkauf: "Liste die Fragen auf, die ich vor der Wahl eines [Tool- oder Anbietertyps] stellen sollte, gruppiert nach Kosten, Risiko und Passung." Zu Beginn jeder Kaufentscheidung.
3. Beide Seiten: "Nenne das stärkste Argument für und das stärkste Argument gegen [Entscheidung], danach die Fakten, die die Frage klären würden." Wenn das Team sich längst festgelegt hat.
4. Quellen zusammenführen: "Ich füge gleich Notizen aus mehreren Quellen ein. Führe sie zu einem Briefing zusammen und markiere jeden Widerspruch zwischen den Quellen." Wenn Ihre Recherche in fünf verstreuten Dateien liegt.

Prüfen Sie jede Tatsachenbehauptung aus diesen Prompts an einer Primärquelle, bevor sie eine Entscheidung beeinflusst.

Welche Prompts helfen bei Tabellen und Daten?

Bei Tabellen hilft ChatGPT, indem es Formeln erklärt, neue schreibt und vorschlägt, wie Sie Ihre Daten prüfen und darstellen.

1. Formel erklären: "Erkläre Schritt für Schritt in einfacher Sprache, was diese Tabellenformel macht." Für jede geerbte Arbeitsmappe voller rätselhafter Zellen.
2. Formel schreiben: "Schreibe eine Formel für [Tabellenprogramm], die [Ziel] erreicht. Erkläre jeden Teil, damit ich sie selbst anpassen kann." Statt zwanzig Minuten in Hilfeforen.
3. Datenprüfung: "Hier ist eine Stichprobe meiner Daten mit Spaltennamen. Schlage fünf Prüfungen auf Fehler, Lücken oder Dubletten vor, bevor ich sie auswerte." Bevor eine Zahl in einen Bericht wandert.
4. Pivot-Planung: "Meine Daten haben die Spalten [Namen]. Schlage drei Pivot-Tabellen-Ansichten vor, die [Geschäftsfrage] beantworten würden." Wenn die Daten sauber sind, die Geschichte aber unklar.

Warum ist eine Prompt-Sammlung nicht dasselbe wie KI Schulung?

Eine Prompt-Sammlung spart Minuten, aber sie schafft nicht das Urteilsvermögen, Prompts an neue Situationen anzupassen; das entsteht nur durch Übung an echter KI. Bleibenden Wert bringt es, das Muster aus Kontext, Aufgabe, Format und Nachschärfen so lange zu üben, bis es zum Reflex wird, und zu lernen, wo KI scheitert und wo sie glänzt. Dafür braucht es strukturierte Übung mit Feedback und rollenspezifischen Beispielen, weshalb Unternehmen eine Prompt-Sammlung mit einem kurzen Programm kombinieren, um Mitarbeiter in ChatGPT zu schulen.

Learnery ist eine browserbasierte KI-Trainingsplattform, die Mitarbeiter in etwa acht Stunden für 39 Euro pro Platz als Einmalzahlung zertifiziert. Die Schritte 1 bis 3 behandeln KI-Grundlagen, sicheren Einsatz im Job und alltägliches Prompting, mit einem Prompt-Labor, in dem Lernende an echter KI üben statt darüber zu lesen; danach passt Learnery die Schritte 4 und 5 an Ihre Branche und die genaue Rolle an. Schätzen Sie den Nutzen mit dem kostenlosen ROI-Rechner oder richten Sie Ihr Team in wenigen Minuten ein. Speichern Sie diese Liste als Lesezeichen, aber das Ziel sind nicht bessere Prompts. Es ist ein besseres Urteil darüber, was man fragt und was man prüft, bevor man auf Senden klickt.