Prompts ChatGPT για τη δουλειά: 25 παραδείγματα για καθημερινή χρήση από την ομάδα σας

Οι περισσότεροι γράφουν στο ChatGPT όπως πληκτρολογούν σε μια μηχανή αναζήτησης, και γι αυτό τα αποτελέσματα απογοητεύουν. Τα καλύτερα prompts ChatGPT για τη δουλειά δηλώνουν πλαίσιο, εργασία και μορφή σε ένα μόνο μήνυμα. Παρακάτω θα βρείτε 25 έτοιμα prompts σε έξι οικογένειες εργασιών, μαζί με το τετραμερές μοτίβο πίσω από αυτά, ώστε η ομάδα σας να γράφει τα δικά της.

Τι κάνει καλό ένα prompt ChatGPT για τη δουλειά;

Ένα καλό prompt ChatGPT για τη δουλειά δίνει στο μοντέλο τέσσερα πράγματα: πλαίσιο, εργασία, μορφή και έναν γύρο βελτίωσης. Πλαίσιο σημαίνει ποιος είστε, σε ποιον απευθύνεται το αποτέλεσμα και ποια είναι η κατάσταση. Εργασία σημαίνει την ακριβή ενέργεια που θέλετε: σύνταξη, περίληψη, σύγκριση, αναδιατύπωση. Μορφή σημαίνει μήκος, δομή και ύφος, για παράδειγμα ένα email 120 λέξεων ή πέντε κουκκίδες. Βελτίωση σημαίνει να αντιμετωπίζετε την πρώτη απάντηση ως προσχέδιο και να τη ζητάτε πιο σύντομη, πιο ζεστή ή πιο άμεση.

Δύο συνήθειες κρατούν το πράγμα ασφαλές. Πρώτον, ελέγχετε τα πάντα. Η AI γράφει με την ίδια σιγουριά είτε έχει δίκιο είτε άδικο, οπότε ελέγξτε κάθε όνομα, κάθε αριθμό και κάθε ισχυρισμό πριν φτάσει το κείμενο σε οποιονδήποτε. Δεύτερον, προσέχετε τι επικολλάτε. Δεδομένα πελατών, κωδικοί πρόσβασης και εμπιστευτικά νούμερα δεν έχουν θέση σε ένα δημόσιο chatbot. Ο οδηγός μας για το τι δεν πρέπει να μοιράζεστε με το ChatGPT έχει την πλήρη λίστα. Κάθε prompt παρακάτω προϋποθέτει ότι έχετε αντικαταστήσει τα ευαίσθητα στοιχεία με σύμβολα κράτησης θέσης.

Ποια prompts ChatGPT εξοικονομούν χρόνο στα email;

Το ChatGPT εξοικονομεί τον περισσότερο χρόνο στα email όταν δηλώνετε παραλήπτη, στόχο και ύφος σε μία γραμμή. Πέντε καθημερινά prompts AI για τα εισερχόμενα:

1. Ευγενική άρνηση: "Σύνταξε μια απάντηση στο παρακάτω email που απορρίπτει ευγενικά το αίτημα και διατηρεί καλή σχέση. Κάτω από 120 λέξεις." Για να πείτε όχι χωρίς να χαλάσει η σχέση.
2. Έκδοση για διοίκηση: "Ξαναγράψε αυτό το email ώστε ένα πολυάσχολο στέλεχος να το διαβάσει σε 20 δευτερόλεπτα. Ξεκίνα από το αίτημα και μετά δύο επιχειρήματα." Όταν το βασικό σας σημείο είναι θαμμένο στην τέταρτη παράγραφο.
3. Υπενθύμιση: "Γράψε ένα email υπενθύμισης σε πελάτη που δεν έχει απαντήσει εδώ και μία εβδομάδα. Φιλικό ύφος, μία καθαρή ερώτηση, καμία πίεση." Όταν η σιωπή μπλοκάρει μια απόφαση.
4. Από σημειώσεις σε ανακοίνωση: "Μετάτρεψε αυτές τις κουκκίδες σε ένα επαγγελματικό email που ανακοινώνει την αλλαγή στην ομάδα μου. Ουδέτερο ύφος, με τα επόμενα βήματα στο τέλος." Όταν ξέρετε τι να πείτε αλλά όχι πώς.
5. Έλεγχος πριν την αποστολή: "Έλεγξε το παρακάτω email πριν το στείλω. Επισήμανε ό,τι ακούγεται σκληρό, ασαφές ή πιο μακροσκελές από όσο χρειάζεται." Για κάθε μήνυμα που γράφτηκε με εκνευρισμό.

Ποια prompts συνοψίζουν έγγραφα και μεγάλες αλληλουχίες μηνυμάτων;

Στην περίληψη το ChatGPT δίνει την πιο αξιόπιστη αξία, γιατί το αρχικό υλικό βρίσκεται μπροστά σας για έλεγχο.

1. Ενημέρωση σε πέντε κουκκίδες: "Σύνοψε αυτό το έγγραφο σε πέντε κουκκίδες για κάποιον που δεν θα το διαβάσει. Πρόσθεσε μία γραμμή για το ποια απόφαση χρειάζεται." Πριν προωθήσετε οτιδήποτε πάνω από δύο σελίδες.
2. Ξεμπέρδεμα αλληλογραφίας: "Σύνοψε αυτή τη σειρά email. Κατέγραψε ποιος δεσμεύτηκε σε τι και μέχρι πότε, και μετά τα ανοιχτά ερωτήματα." Όταν γυρίζετε από διακοπές και βρίσκετε 40 απαντήσεις.
3. Μετάφραση σε απλή γλώσσα: "Εξήγησε αυτό το τεχνικό κείμενο σε απλή γλώσσα για έναν μη τεχνικό αποδέκτη. Κράτα κάθε αριθμό ακριβώς όπως είναι γραμμένος." Για νομικά, τεχνικά ή κανονιστικά έγγραφα.
4. Συμπίεση σημειώσεων: "Συμπύκνωσε αυτές τις σημειώσεις σύσκεψης σε μισή σελίδα: αποφάσεις, υπεύθυνοι, προθεσμίες και μετά κίνδυνοι, με αυτή τη σειρά." Μέσα σε οκτώ ώρες, όσο η μνήμη είναι φρέσκια.

Πώς μπορούν τα prompts ChatGPT να κάνουν τις συσκέψεις πιο σύντομες;

Το ChatGPT κάνει τις συσκέψεις πιο σύντομες αναλαμβάνοντας την προετοιμασία και τα πρακτικά, τα δύο μέρη που οι περισσότεροι παραλείπουν.

1. Σφιχτή ατζέντα: "Φτιάξε μια ατζέντα για σύσκεψη 30 λεπτών με θέμα [θέμα]. Τρία θέματα το πολύ, καθένα με στόχο και χρονικό όριο." Για να μην ξεφύγει η σύσκεψη.
2. Άμεσα πρακτικά: "Μετάτρεψε αυτή την πρόχειρη απομαγνητοφώνηση σε πρακτικά: αποφάσεις, ενέργειες με υπεύθυνους και θέματα που αναβλήθηκαν." Ώστε να μη χάσει κανείς ένα βράδυ γράφοντάς τα.
3. Πρόβα αντιρρήσεων: "Πρέπει να πείσω [κοινό] για [θέση] σε αυτή τη σύσκεψη. Δώσε τις τρεις πιο πιθανές αντιρρήσεις και μια ψύχραιμη απάντηση για την καθεμία." Πριν από κάθε σύσκεψη όπου χρειάζεστε ένα ναι.
4. Από σύσκεψη σε μήνυμα: "Σύνταξε ένα μήνυμα που ακυρώνει μια επαναλαμβανόμενη σύσκεψη και προτείνει στη θέση της μια σύντομη γραπτή ενημέρωση. Με σεβασμό και σαφή εναλλακτική." Για κάθε πάγια σύσκεψη που δεν θα έλειπε σε κανέναν.

Ποια prompts βοηθούν να γράφετε έγγραφα πιο γρήγορα;

Στα έγγραφα το ChatGPT επιταχύνει κυρίως την αρχή και το τέλος: το χτίσιμο της δομής και τον έλεγχο του προσχεδίου.

1. Δημιουργία δομής: "Φτιάξε μια δομή για ένα [τύπος εγγράφου] που απευθύνεται σε [κοινό]. Κατέγραψε τις ενότητες με μία πρόταση για το τι πρέπει να καλύπτει η καθεμία." Για να νικήσετε τη λευκή σελίδα σε δύο λεπτά.
2. Προσεκτική επιμέλεια: "Ορίστε το πρόχειρο προσχέδιό μου. Βελτίωσε τη σαφήνεια και τη ροή χωρίς να αλλάξεις το νόημα ή να προσθέσεις ισχυρισμό που δεν έκανα." Όταν οι ιδέες είναι σωστές αλλά οι προτάσεις όχι.
3. Τρεις εκδοχές: "Ξαναγράψε αυτή την παράγραφο με τρεις τρόπους: πιο σύντομη, πιο επίσημη και πιο άμεση. Θα διαλέξω εγώ." Όταν διστάζετε ανάμεσα σε δύο ύφη.
4. Δύσπιστος αναγνώστης: "Λειτούργησε ως δύσπιστος αξιολογητής αυτής της πρότασης. Κατέγραψε κάθε ερώτηση ή αντίρρηση που θα έθετες πριν την εγκρίνεις." Πριν βρει τα κενά ο πραγματικός αξιολογητής σας.

Πώς να χρησιμοποιείτε το ChatGPT για έρευνα στη δουλειά;

Χρησιμοποιήστε το ChatGPT στην έρευνα ως συνεργάτη σκέψης που δομεί τα ερωτήματά σας, όχι ως πηγή γεγονότων, γιατί μπορεί να δηλώσει λανθασμένες πληροφορίες με απόλυτη σιγουριά.

1. Δομημένη επισκόπηση: "Δώσε μου μια δομημένη επισκόπηση για [θέμα]: βασικές έννοιες, συνήθεις προσεγγίσεις και ανοιχτές συζητήσεις. Σημείωσε πού είσαι αβέβαιος." Για να χαρτογραφήσετε γρήγορα άγνωστο έδαφος.
2. Λίστα αγοράς: "Κατέγραψε τις ερωτήσεις που πρέπει να κάνω πριν επιλέξω [τύπος εργαλείου ή προμηθευτή], ομαδοποιημένες σε κόστος, ρίσκο και καταλληλότητα." Στην αρχή κάθε απόφασης αγοράς.
3. Και οι δύο πλευρές: "Δώσε το ισχυρότερο επιχείρημα υπέρ και το ισχυρότερο κατά [απόφαση], και μετά τα δεδομένα που θα έκριναν το ζήτημα." Όταν η ομάδα έχει ήδη πάρει θέση.
4. Συγχώνευση πηγών: "Θα επικολλήσω σημειώσεις από διάφορες πηγές. Ένωσέ τες σε ένα ενιαίο κείμενο και επισήμανε κάθε αντίφαση μεταξύ των πηγών." Όταν η έρευνά σας ζει σε πέντε διάσπαρτα αρχεία.

Ελέγξτε κάθε πραγματολογικό ισχυρισμό από αυτά τα prompts σε μια πρωτογενή πηγή πριν επηρεάσει μια απόφαση.

Ποια prompts βοηθούν με υπολογιστικά φύλλα και δεδομένα;

Το ChatGPT βοηθά στα υπολογιστικά φύλλα εξηγώντας τύπους, γράφοντας καινούριους και προτείνοντας τρόπους ελέγχου και παρουσίασης των δεδομένων σας.

1. Εξήγηση τύπου: "Εξήγησε τι κάνει αυτός ο τύπος του υπολογιστικού φύλλου, βήμα βήμα, σε απλή γλώσσα." Για κάθε βιβλίο εργασίας που κληρονομήσατε γεμάτο μυστηριώδη κελιά.
2. Σύνταξη τύπου: "Γράψε έναν τύπο για [εργαλείο υπολογιστικών φύλλων] που κάνει [στόχος]. Εξήγησε κάθε κομμάτι ώστε να μπορώ να τον προσαρμόσω μόνος μου." Αντί για είκοσι λεπτά σε φόρουμ βοήθειας.
3. Έλεγχος δεδομένων: "Ορίστε ένα δείγμα των δεδομένων μου με τα ονόματα στηλών. Πρότεινε πέντε ελέγχους για λάθη, κενά ή διπλοεγγραφές πριν τα αναλύσω." Πριν μπει οποιοσδήποτε αριθμός σε αναφορά.
4. Σχεδιασμός συγκεντρωτικού πίνακα: "Τα δεδομένα μου έχουν τις στήλες [ονόματα]. Πρότεινε τρεις όψεις συγκεντρωτικού πίνακα που θα απαντούσαν στο [επιχειρηματικό ερώτημα]." Όταν τα δεδομένα είναι καθαρά αλλά η ιστορία ασαφής.

Γιατί μια συλλογή από prompts δεν είναι το ίδιο με εκπαίδευση στην AI;

Μια συλλογή από prompts κερδίζει λεπτά, όμως δεν χτίζει την κρίση για να προσαρμόζετε τα prompts σε νέες καταστάσεις. Αυτό το δίνει μόνο η εξάσκηση σε πραγματική AI. Η διαρκής αξία έρχεται από την επανάληψη του μοτίβου πλαίσιο, εργασία, μορφή, βελτίωση μέχρι να γίνει αντανακλαστικό, και από το να μαθαίνετε πού αποτυγχάνει η AI εξίσου με το πού λάμπει. Αυτό απαιτεί δομημένη εξάσκηση με ανατροφοδότηση και παραδείγματα ανά ρόλο, γι αυτό οι εταιρείες συνδυάζουν μια συλλογή από prompts με ένα σύντομο πρόγραμμα ώστε να εκπαιδεύσουν τους εργαζομένους στο ChatGPT.

Το Learnery είναι μια πλατφόρμα εκπαίδευσης στην AI που λειτουργεί στο πρόγραμμα περιήγησης και πιστοποιεί εργαζομένους σε περίπου οκτώ ώρες, με 39 ευρώ ανά θέση ως εφάπαξ πληρωμή. Τα βήματα 1 έως 3 καλύπτουν τα θεμέλια της AI, την ασφαλή χρήση στη δουλειά και το καθημερινό prompting, με ένα εργαστήριο prompt όπου οι εκπαιδευόμενοι εξασκούνται σε πραγματική AI αντί να διαβάζουν γι αυτήν. Στη συνέχεια το Learnery προσαρμόζει τα βήματα 4 και 5 στον κλάδο σας και στον ακριβή ρόλο. Υπολογίστε το όφελος με τον δωρεάν υπολογιστή απόδοσης επένδυσης ή ρυθμίστε την ομάδα σας σε λίγα λεπτά. Κρατήστε αυτή τη λίστα στους σελιδοδείκτες, αλλά ο στόχος δεν είναι καλύτερα prompts. Είναι καλύτερη κρίση για το τι ρωτάτε, και τι ελέγχετε, πριν πατήσετε αποστολή.