KI-Schulungsnachweise: Was Sie für den EU AI Act dokumentieren müssen

Der EU AI Act verlangt von Ihnen nie ein Zertifikat, eine Aufsichtsbehörde kann aber trotzdem einen Nachweis verlangen. KI-Schulungsnachweise sind die interne Dokumentation, die zeigt, dass Ihre Mitarbeiter eine Schulung zur KI-Kompetenz nach Article 4 der Verordnung (EU) 2024/1689 erhalten haben, die seit dem 2. Februar 2025 gilt. Die Q&A der Europäischen Kommission zur KI-Kompetenz bestätigt, dass interne Nachweise ausreichen und kein Zertifikat gesetzlich vorgeschrieben ist. Ab dem 2. August 2026 beaufsichtigen die nationalen Behörden genau diese Pflicht, die praktische Frage lautet also, was in diesen Nachweisen stehen sollte.

Brauchen Sie ein Zertifikat, um eine KI-Schulung nachzuweisen?

Nein, Sie brauchen kein Zertifikat, um eine KI-Schulung nachzuweisen; die Q&A der Europäischen Kommission zur KI-Kompetenz sagt klar, dass interne Schulungsnachweise genügen. Dieselbe Orientierungshilfe ergänzt einen ebenso wichtigen Punkt: Den Mitarbeitern nur die Bedienungsanleitung eines KI-Werkzeugs auszuhändigen, reicht für sich genommen nicht, erwartet wird eine Schulung als praktische Maßnahme. Die Messlatte ist kein Diplom. Sie ist ein glaubwürdiger Beleg dafür, dass tatsächlich geschult wurde.

Der Digital Omnibus 2026, am 16. Juni 2026 vom Parlament und am 29. Juni 2026 vom Rat angenommen, hat Article 4 zu einer Bemühungspflicht abgeschwächt: Unternehmen müssen angemessene Maßnahmen ergreifen, um die Entwicklung von KI-Kompetenz zu fördern, statt ein Ergebnis zu garantieren. Die Pflicht selbst bleibt in Kraft und wurde nicht verschoben. Bei einer Bemühungspflicht macht die Dokumentation die Bemühung sichtbar. Wenn Sie zeigen können, wer wann und womit geschult wurde, haben Sie getan, was die Regel verlangt. Zum rechtlichen Hintergrund lesen Sie unseren Leitfaden zu Article 4 und der Pflicht zur KI-Kompetenz.

Was gehört in einen KI-Schulungsnachweis?

Ein brauchbarer KI-Schulungsnachweis beantwortet fünf Fragen: wer wurde geschult, wann, mit welchen Inhalten, wie die Schulung zur Rolle der Person passte und wann sie aufgefrischt wird. Article 3(56) des EU AI Act definiert KI-Kompetenz als die Fähigkeiten, Kenntnisse und das Verständnis, die es Menschen erlauben, KI-Systeme informiert einzusetzen und sich der Chancen, Risiken und möglichen Schäden von KI bewusst zu werden. Ihre Nachweise sollten also zeigen, dass die Inhalte auch Risiken behandelt haben und nicht nur Tipps zur Bedienung.

• Wer: Name, Funktion und Abteilung, denn die Pflicht ist rollen- und kontextbezogen.
• Wann: das Abschlussdatum sowie die Termine etwaiger Auffrischungen.
• Was: die behandelten Themen, darunter wie KI funktioniert und wo ihre Grenzen liegen, etwa Halluzinationen, Datenschutz und Vertraulichkeit.
• Zuschnitt auf die Rolle: warum die Schulungstiefe zum technischen Wissen, zur Erfahrung und zum Einsatzkontext der Person passte.
• Auffrischungen: wann der Nachweis überprüft wird, zum Beispiel bei neuen Werkzeugen oder geänderten Regeln.

Das entspricht dem Compliance-Rezept, auf das Kommission und Rechtsberater übereinstimmend kommen: erfassen, wo KI eingesetzt wird, rollenbezogen schulen und dabei Risiken und Grenzen behandeln, die Tiefe an die Rolle anpassen und intern festhalten, wer wann und womit geschult wurde. Ihre Dokumentation zum AI Act muss nicht lang sein. Sie muss Antworten geben.

Wie sieht eine einfache Vorlage für einen KI-Schulungsnachweis aus?

Eine Tabelle mit sieben Feldern deckt alles ab, wonach eine Behörde voraussichtlich fragen wird. Führen Sie sie in einer gemeinsamen Tabelle, eine Zeile pro Mitarbeiter, und aktualisieren Sie sie, wenn Menschen neu dazukommen, die Rolle wechseln oder eine Auffrischung abschließen.

Das EU AI Office veröffentlicht ein laufend wachsendes Verzeichnis von Praktiken zur KI-Kompetenz, erstmals im Februar 2025 erschienen, mit echten Beispielen dafür, wie Organisationen Article 4 umsetzen. Wenn Sie sich vergewissern wollen, dass eine schlanke Tabelle normal ist, ist dieses Verzeichnis der Bezugspunkt.

Was will eine nationale Behörde nach dem 2. August 2026 sehen?

Ab dem 2. August 2026 beaufsichtigen die nationalen Marktüberwachungsbehörden die Regeln zur KI-Kompetenz, und die naheliegendste erste Anfrage ist einfach: Zeigen Sie uns, wo Ihre Mitarbeiter KI nutzen und wie Sie sie geschult haben. Rechnen Sie mit Fragen in dieser Reihenfolge: welche KI-Systeme im Einsatz sind, welche Maßnahmen Sie für ausreichende KI-Kompetenz ergriffen haben, wie diese Maßnahmen auf Rollen und Kontext zugeschnitten waren und welche Nachweise das belegen. Eine ausgefüllte Fassung der obigen Tabelle beantwortet alle vier Fragen.

Zwei Punkte rücken das ins Verhältnis. Erstens ziehen Verstöße gegen Article 4 nicht die vielzitierten Bußgelder des AI Act nach sich; die Sanktionen legt jeder Mitgliedstaat selbst fest und sie müssen verhältnismäßig sein, und bis Mitte 2026 wurde kein Unternehmen nach Article 4 mit einem Bußgeld belegt. Zweitens ist die nationale Umsetzung ungleichmäßig: laut dem Tracker auf artificialintelligenceact.eu hatten bis Mitte 2026 rund neun Mitgliedstaaten Behörden benannt, etwa zwölf hatten Vorschläge in Arbeit und etwa sechs gar keine. Beachten Sie, dass der Digital Omnibus die Pflichten für Hochrisikosysteme auf 2027 und 2028 verschoben hat, Article 4 und den Beginn der Aufsicht aber nicht. Wenn Sie noch abwägen, ob die Pflicht überhaupt für Sie gilt, lesen Sie unseren Artikel dazu, ob KI-Schulungen in der EU verpflichtend sind.

Wie vereinfachen überprüfbare Zertifikate die Nachweise zur KI-Kompetenz?

Ein Zertifikat mit überprüfbarem Code macht aus dem Nachweis eine Abfrage: statt Anwesenheitslisten und Foliensätze zusammenzusuchen, verweisen Sie auf einen Code, den jeder online prüfen kann, auch eine Behörde. Learnery ist eine browserbasierte KI-Schulungsplattform für Mitarbeiter, die in etwa acht Stunden zertifiziert, für 39 Euro pro Platz als einmalige Zahlung. Jedes abgeschlossene Seminar endet mit genau so einem Zertifikat, und das Admin-Dashboard verfolgt Abschlüsse und erstellt Berichte, sodass sich Ihre Nachweise zur KI-Kompetenz weitgehend von selbst pflegen.

Auch den Zuschnitt auf die Rolle dokumentiert der Aufbau der Schulung für Sie. Jedes Seminar hat zwölf Schritte: die ersten drei behandeln KI-Grundlagen, sicheren Einsatz am Arbeitsplatz und alltägliches Prompting, Schritt vier passt sich Ihrer Branche an und Schritt fünf dem genauen Teilbereich und der Rolle. Ihr Nachweis kann exakt benennen, welche rollenspezifischen Inhalte jede Person abgeschlossen hat, in einer von sechs Sprachen. Sie können in wenigen Minuten ein Konto erstellen und Mitarbeiter per E-Mail einladen.

Wie viel Dokumentation ist für ein Unternehmen mit 20 Mitarbeitern angemessen?

Für ein Unternehmen mit 20 Mitarbeitern sind eine einseitige Notiz dazu, wo KI eingesetzt wird, plus die obige Nachweistabelle angemessen; der EU AI Act schreibt weder einen festen Lehrplan noch acht Stundennzahl oder Prüfung für ausreichende KI-Kompetenz vor. Die Maßnahmen müssen nur zum Wissensstand Ihrer Mitarbeiter und zum Kontext passen, in dem KI genutzt wird. Bauen Sie keinen Compliance-Ordner, den niemand liest. Erfassen Sie Ihren KI-Einsatz an einem Nachmittag, schulen Sie die Menschen so tief, wie ihre Rolle es verlangt, und halten Sie die Tabelle aktuell.

Die Kostenseite ist ebenso überschaubar. Bei Learnery qualifizieren sich 20 Plätze für den Mengenrabatt ab 10 Plätzen, aus 39 Euro werden also 31,20 Euro pro Platz oder 624 Euro insgesamt als einmalige Zahlung, und jede Person ist in etwa acht Stunden geschult und zertifiziert. Sie können das mit dem kostenlosen ROI-Rechner gegen die Zeit abwägen, die Ihr Team heute schon mit KI-Fragen verliert, oder mit dem Vertrieb sprechen, wenn ein Rollout ansteht. Welche Werkzeuge Sie auch wählen: Beginnen Sie jetzt mit dem Nachweis, denn die Pflicht gilt seit Februar 2025 und die Aufsicht startet am 2. August 2026.