Registros de formación en IA: qué documentar para el EU AI Act

El EU AI Act nunca le pide un certificado, pero un supervisor sí puede pedirle pruebas. Los registros de formación en IA son la documentación interna que demuestra que su plantilla recibió formación en alfabetización en IA conforme al Article 4 del Reglamento (UE) 2024/1689, aplicable desde el 2 de febrero de 2025. La Q&A de la Comisión Europea sobre alfabetización en IA confirma que los registros internos bastan y que ningún certificado es legalmente obligatorio. Desde el 2 de agosto de 2026, las autoridades nacionales supervisarán exactamente ese deber, así que la pregunta práctica es qué deben contener esos registros.

¿Hace falta un certificado para demostrar el cumplimiento de la formación en IA?

No, no hace falta ningún certificado para demostrar el cumplimiento de la formación en IA; la Q&A de la Comisión Europea sobre alfabetización en IA dice con claridad que los registros internos de formación son suficientes. La misma guía añade un punto igual de importante: entregar al personal las instrucciones de uso de una herramienta de IA no basta por sí solo, y la formación es la medida práctica que se espera. El listón no es un diploma. Es una prueba creíble de que la formación ocurrió de verdad.

El Digital Omnibus de 2026, aprobado por el Parlamento el 16 de junio de 2026 y por el Consejo el 29 de junio de 2026, suavizó el Article 4 hasta convertirlo en una obligación de medios: las empresas deben adoptar medidas apropiadas para apoyar el desarrollo de la alfabetización en IA, no garantizar un resultado. El deber sigue vigente y no se aplazó. En una obligación de medios, la documentación es el esfuerzo hecho visible. Si puede mostrar a quién formó, cuándo y sobre qué, ha hecho lo que la norma pide. Para el contexto legal, consulte nuestra guía sobre el Article 4 y la obligación de alfabetización en IA.

¿Qué deben contener los registros de formación en IA?

Un registro útil responde a cinco preguntas: a quién se formó, cuándo, con qué contenido, cómo encajaba la formación con el puesto de la persona y cuándo se actualizará. El Article 3(56) del EU AI Act define la alfabetización en IA como las capacidades, los conocimientos y la comprensión que permiten a las personas desplegar la IA de forma informada y ser conscientes de las oportunidades, los riesgos y los posibles perjuicios de la IA, de modo que sus registros deben mostrar que el contenido cubrió riesgos y no solo trucos de herramienta.

• Quién: nombre, puesto y departamento, porque la obligación depende del rol y del contexto.
• Cuándo: la fecha de finalización, más las fechas de cualquier actualización.
• Qué: los temas cubiertos, incluido cómo funciona la IA y sus límites, como las alucinaciones, la protección de datos y la confidencialidad.
• Adaptación al puesto: por qué la profundidad de la formación encajaba con el conocimiento técnico, la experiencia y el contexto de uso de la persona.
• Actualizaciones: cuándo se revisará el registro, por ejemplo al llegar herramientas nuevas o al cambiar las normas.

Esto refleja la receta de cumplimiento en la que coinciden la Comisión y los asesores jurídicos: mapear dónde se usa la IA, formar por roles cubriendo riesgos y límites, ajustar la profundidad al puesto y guardar registros internos de a quién se formó, cuándo y sobre qué. Su documentación del AI Act no tiene que ser larga. Tiene que poder responder.

¿Cómo es una plantilla sencilla de registro de formación en IA?

Una sola tabla con siete campos cubre todo lo que probablemente pregunte una autoridad. Guárdela en una hoja de cálculo compartida, una fila por empleado, y actualícela cuando alguien se incorpore, cambie de puesto o complete una actualización.

La EU AI Office publica un repositorio vivo de prácticas de alfabetización en IA, difundido por primera vez en febrero de 2025, con ejemplos reales de cómo las organizaciones aplican el Article 4. Si quiere confirmar que una tabla ligera es lo normal, ese repositorio es la referencia.

¿Qué pedirá ver una autoridad nacional después del 2 de agosto de 2026?

Desde el 2 de agosto de 2026, las autoridades nacionales de vigilancia del mercado supervisan las reglas de alfabetización en IA, y la primera petición más natural es sencilla: muéstrennos dónde usa la IA su plantilla y cómo la formaron. Espere preguntas en este orden: qué sistemas de IA están en uso, qué medidas tomaron para construir una alfabetización en IA suficiente, cómo se adaptaron esas medidas a los roles y al contexto, y qué registros lo demuestran. Una versión rellenada de la tabla anterior responde a las cuatro.

Dos datos ayudan a poner esto en perspectiva. Primero, las infracciones del Article 4 no acarrean las multas más llamativas del AI Act; las sanciones las fija cada Estado miembro y deben ser proporcionadas, y a mediados de 2026 ninguna empresa había sido multada conforme al Article 4. Segundo, la aplicación nacional es desigual: según el seguimiento de artificialintelligenceact.eu, unos nueve Estados miembros habían designado autoridades a mediados de 2026, alrededor de doce tenían propuestas pendientes y unos seis no tenían ninguna. Tenga en cuenta que el Digital Omnibus aplazó a 2027 y 2028 las obligaciones de los sistemas de alto riesgo, pero no aplazó el Article 4 ni el inicio de la supervisión. Si todavía está valorando si el deber le afecta, lea nuestro artículo sobre si la formación en IA es obligatoria en la UE.

¿Cómo simplifican los certificados verificables los registros de alfabetización en IA?

Un certificado con código verificable convierte la prueba en una consulta: en lugar de reunir hojas de firmas y presentaciones, basta con señalar un código que cualquiera, incluida una autoridad, puede comprobar en línea. Learnery es una plataforma de formación en IA para empleados que funciona en el navegador y certifica en aproximadamente ocho horas por 39 euros por plaza, en un pago único. Cada seminario completado termina justo con ese tipo de certificado, y el panel de administración sigue las finalizaciones y genera informes, así que sus registros de alfabetización en IA se mantienen casi solos.

La estructura de la formación también documenta por usted la adaptación al puesto. Cada seminario tiene doce pasos: los tres primeros cubren fundamentos de IA, uso seguro en el trabajo y prompting cotidiano, el paso cuatro se adapta a su sector y el paso cinco al subsector y al puesto exactos. Su registro puede indicar con precisión qué contenido específico del puesto completó cada persona, en cualquiera de los seis idiomas. Puede crear una cuenta e invitar a su plantilla por correo en unos minutos.

¿Cuánta documentación es proporcionada para una empresa de 20 personas?

Para una empresa de 20 personas, una nota de una página sobre dónde se usa la IA más la tabla de registro anterior son proporcionadas; el EU AI Act no fija un temario, ni un número de horas, ni un examen para una alfabetización en IA suficiente. Las medidas solo tienen que encajar con el conocimiento de su plantilla y con el contexto en el que se usa la IA. No monte una carpeta de cumplimiento que nadie lee. Mapee su uso de IA en una tarde, forme a cada persona con la profundidad que su puesto necesita y mantenga la hoja de cálculo al día.

El coste también está contenido. Con Learnery, 20 plazas entran en el descuento por volumen a partir de 10 plazas, así que 39 euros pasan a 31,20 euros por plaza, o 624 euros en total en un pago único, y cada persona queda formada y certificada en ocho horas aproximadamente. Puede comparar eso con el tiempo que su equipo ya pierde con dudas sobre IA usando la calculadora de ROI gratuita, o hablar con ventas sobre un despliegue. Sea cual sea la herramienta que elija, empiece el registro ahora: el deber se aplica desde febrero de 2025 y la supervisión arranca el 2 de agosto de 2026.