Registri della formazione AI: cosa documentare per l’EU AI Act

L’EU AI Act non vi chiede mai un certificato, ma un organo di vigilanza può comunque chiedervi una prova. I registri della formazione AI sono la documentazione interna che dimostra che i vostri dipendenti hanno ricevuto una formazione sull’alfabetizzazione all’AI ai sensi dell’Article 4 del Regolamento (UE) 2024/1689, applicabile dal 2 febbraio 2025. Le Q&A della Commissione europea sull’alfabetizzazione all’AI confermano che i registri interni sono sufficienti e che nessun certificato è richiesto per legge. Dal 2 agosto 2026 le autorità nazionali vigileranno esattamente su questo obbligo, quindi la domanda pratica è cosa devono contenere quei registri.

Serve un certificato per dimostrare la conformità della formazione AI?

No, non serve alcun certificato per dimostrare la conformità della formazione AI: le Q&A della Commissione europea sull’alfabetizzazione all’AI affermano con chiarezza che i registri interni della formazione sono sufficienti. La stessa guida aggiunge un punto altrettanto importante: consegnare al personale le istruzioni per l’uso di uno strumento di AI non basta da solo, e la formazione è la misura pratica attesa. L’asticella non è un diploma. È una prova credibile che la formazione sia davvero avvenuta.

Il Digital Omnibus 2026, approvato dal Parlamento il 16 giugno 2026 e dal Consiglio il 29 giugno 2026, ha attenuato l’Article 4 rendendolo un obbligo di mezzi: le aziende devono adottare misure appropriate per sostenere lo sviluppo dell’alfabetizzazione sull’AI, non garantire un risultato. L’obbligo resta in vigore e non è stato rinviato. In un obbligo di mezzi, la documentazione rende visibile lo sforzo. Se potete mostrare chi è stato formato, quando e su cosa, avete fatto ciò che la norma chiede. Per il quadro giuridico, leggete la nostra guida all’Article 4 e all’obbligo di alfabetizzazione sull’AI.

Cosa devono contenere i registri della formazione AI?

Un registro utile risponde a cinque domande: chi è stato formato, quando, su quali contenuti, come la formazione corrispondeva al ruolo della persona e quando sarà aggiornata. L’Article 3(56) dell’EU AI Act definisce l’alfabetizzazione sull’AI come le competenze, le conoscenze e la comprensione che permettono alle persone di utilizzare i sistemi di AI in modo consapevole e di acquisire consapevolezza delle opportunità, dei rischi e dei possibili danni dell’AI, quindi i vostri registri devono mostrare che i contenuti coprivano i rischi, non solo i trucchi d’uso.

• Chi: nome, ruolo e reparto, perché l’obbligo dipende dal ruolo e dal contesto.
• Quando: la data di completamento, più le date di eventuali aggiornamenti.
• Cosa: gli argomenti trattati, incluso come funziona l’AI e quali sono i suoi limiti, come allucinazioni, protezione dei dati e riservatezza.
• Calibratura sul ruolo: perché il livello di approfondimento corrispondeva alle conoscenze tecniche, all’esperienza e al contesto d’uso della persona.
• Aggiornamenti: quando il registro sarà rivisto, per esempio all’arrivo di nuovi strumenti o al cambiare delle regole.

È la stessa ricetta di conformità su cui convergono la Commissione e i consulenti legali: mappare dove si usa l’AI, formare per ruolo coprendo rischi e limiti, calibrare la profondità sul ruolo e conservare registri interni di chi è stato formato, quando e su cosa. La vostra documentazione per l’AI Act non deve essere lunga. Deve saper rispondere.

Come è fatto un modello semplice di registro della formazione AI?

Una sola tabella con sette campi copre tutto ciò che un’autorità potrebbe chiedere. Tenetela in un foglio di calcolo condiviso, una riga per dipendente, e aggiornatela quando qualcuno entra, cambia ruolo o completa un aggiornamento.

L’EU AI Office pubblica un repertorio in continuo aggiornamento delle pratiche di alfabetizzazione sull’AI, uscito per la prima volta a febbraio 2025, con esempi reali di come le organizzazioni applicano l’Article 4. Se volete la conferma che una tabella leggera è la norma, quel repertorio è il punto di riferimento.

Cosa chiederà di vedere un’autorità nazionale dopo il 2 agosto 2026?

Dal 2 agosto 2026 le autorità nazionali di vigilanza del mercato sorvegliano le regole sull’alfabetizzazione all’AI, e la prima richiesta più naturale è semplice: mostrateci dove il vostro personale usa l’AI e come lo avete formato. Aspettatevi domande in quest’ordine: quali sistemi di AI sono in uso, quali misure avete adottato per costruire un livello sufficiente di alfabetizzazione sull’AI, come quelle misure sono state calibrate su ruoli e contesto e quali registri lo dimostrano. Una versione compilata della tabella qui sopra risponde a tutte e quattro.

Due fatti aiutano a mantenere le proporzioni. Primo, le violazioni dell’Article 4 non comportano le sanzioni più alte dell’AI Act: le pene sono fissate da ciascuno Stato membro e devono essere proporzionate, e a metà 2026 nessuna azienda era stata sanzionata ai sensi dell’Article 4. Secondo, l’attuazione nazionale è disomogenea: secondo il monitoraggio su artificialintelligenceact.eu, a metà 2026 circa nove Stati membri avevano designato le autorità, una dozzina aveva proposte in corso e circa sei non avevano nulla. Va notato che il Digital Omnibus ha rinviato al 2027 e al 2028 gli obblighi per i sistemi ad alto rischio, ma non ha rinviato l’Article 4 né l’avvio della vigilanza. Se state ancora valutando se l’obbligo vi riguardi, leggete il nostro articolo su se la formazione sull’AI sia obbligatoria nell’UE.

Come semplificano i certificati verificabili i registri di alfabetizzazione sull’AI?

Un certificato con codice verificabile trasforma la prova in una semplice ricerca: invece di mettere insieme fogli firme e presentazioni, indicate un codice che chiunque, autorità comprese, può controllare online. Learnery è una piattaforma di formazione AI per dipendenti che funziona nel browser e certifica in circa otto ore a 39 euro per postazione, con pagamento una tantum. Ogni seminario completato si chiude proprio con un certificato di questo tipo, e la dashboard di amministrazione traccia i completamenti e produce report, così i vostri registri di alfabetizzazione sull’AI si mantengono quasi da soli.

Anche la struttura del percorso documenta al posto vostro la calibratura sul ruolo. Ogni seminario ha dodici passaggi: i primi tre coprono fondamenti di AI, uso sicuro al lavoro e prompting quotidiano, il quarto si adatta al vostro settore e il quinto al sottosettore e al ruolo precisi. Il vostro registro può indicare con esattezza quali contenuti specifici del ruolo ha completato ciascuna persona, in una delle sei lingue disponibili. Potete creare un account e invitare il personale via e-mail in pochi minuti.

Quanta documentazione è proporzionata per un’azienda di 20 persone?

Per un’azienda di 20 persone, una nota di una pagina su dove si usa l’AI più la tabella di registro qui sopra sono proporzionate: l’EU AI Act non fissa alcun programma, monte ore o esame per un livello sufficiente di alfabetizzazione sull’AI. Le misure devono solo essere adatte alle conoscenze del personale e al contesto in cui l’AI viene usata. Non costruite un raccoglitore di conformità che nessuno legge. Mappate l’uso dell’AI in un pomeriggio, formate le persone al livello che il ruolo richiede e tenete aggiornato il foglio di calcolo.

Anche il lato costi è contenuto. Con Learnery, 20 postazioni rientrano nello sconto quantità oltre le 10 postazioni, quindi 39 euro diventano 31,20 euro a postazione, cioè 624 euro in totale con pagamento una tantum, e ogni persona è formata e certificata in circa otto ore. Potete confrontarlo con il tempo che il vostro team già perde in domande sull’AI usando il calcolatore di ROI gratuito, oppure parlare con il commerciale per un rollout. Qualunque strumento scegliate, iniziate subito il registro: l’obbligo si applica da febbraio 2025 e la vigilanza parte il 2 agosto 2026.